Regulamin
dla Uczestników konferencji UX Meeting. All about UX w dniu 15 września 2022r.
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin obowiązuje uczestników konferencji UX Meeting. All about UX 15 września 2022 r., zwanej dalej Konferencją UX, organizowanej przez spółkę Ideo Force z siedzibą w Warszawie przy ul. Czeczota 31, 02-607 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000351872, z kapitałem zakładowym 5000 PLN, zwanej dalej Ideo Force lub Organizatorem.
2. Konferencja UX odbędzie się w Kampusie Uczelni Techniczno-Handlowej im. H. Chodkowskiej w Warszawie, ul. Jutrzenki 135, 02-676 Warszawa. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: https://app.evenea.pl/event/uxmeeting/
3. Ideo Force zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia albo przełożenia terminu albo zmiany miejsca Konferencji UX, a także zmian w programie Konferencji UX i zobowiązuje się do poinformowania o tym na stronie https://app.evenea.pl/event/uxmeeting/ , a jeżeli zmiany nastąpią na etapie rejestracji zgłoszeń uczestnictwa – także poinformują drogą elektroniczną poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu, ze stosownym wyprzedzeniem.
§ 2. Uczestnictwo w Konferencji
1. Uczestnikiem Konferencji UX może być wyłącznie osoba, która dokonała rejestracji/zgłoszenia uczestnictwa i uiściła stosowną opłatę, zgodnie z Regulaminem.
2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
3. Organizator zastrzega możliwość wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania limitu miejsc na Konferencję UX.
4. Prawidłowe dokonanie rejestracji on-line obejmuje akceptację Regulaminu oraz podanie następujących danych zgłaszającego: imię i nazwisko, adres e-mail, adres, w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej również NIP.
5. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa on-line uiszczenia opłaty dokonuje się poprzez płatności online, za którą prowizję pokrywa kupujący lub w formie przelewu bankowego wraz ze zgłoszeniem uczestnictwa w systemie rejestracji Evenea.
6. Wysokość opłat za uczestnictwo w Konferencji UX jest określona na stronie internetowej https://app.evenea.pl/event/uxmeeting/ .
7. Koszty podróży, przejazdów, pobytu i noclegów Uczestnik Konferencji UX pokrywa we własnym zakresie.
8. Poprzez akceptację Regulaminu i udział w Konferencji UX Uczestnik zezwala Organizatorowi na nieodpłatne wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę, powielanie, rozpowszechnianie wizerunku utrwalonego w formie fotografii lub zapisu video oraz udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo, nieodpłatnej licencji na wykorzystywanie wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Konferencji UX w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych związanych z Konferencją UX lub działalnością Ideo Force na następujących polach eksploatacji:
a. utrwalanie i zwielokrotnienie jakąkolwiek znaną techniką oraz rozpowszechnianie w dowolnej formie,
b. wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej,
c. zwielokrotnianie zapisu utrwalonego wizerunku,
d. publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w szczególności na portalach społecznościowych administrowanych przez Organizatora np. Facebook, Instagram, LinkedIn,
e. zamieszczanie i publikowanie w prasie, na stronach internetowych, plakatach i bilbordach, portalach społecznościowych,
f. emisja w przekazach telewizyjnych i radiowych.
9. Program Konferencji podany jest na stronie https://app.evenea.pl/event/uxmeeting/ . Ideo Force zastrzega sobie prawo do zmian w programie, odwołania, skrócenia albo przełożenia terminu lub miejsca Konferencji UX i zobowiązuje się do poinformowania o tym na stronie https://app.evenea.pl/event/uxmeeting/ oraz drogą elektroniczną poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu, ze stosownym wyprzedzeniem. Sposób postępowania w przypadku rezygnacji i zwrotu wniesionej opłaty reguluje § 3 Regulaminu.
10. Uczestnictwo w Konferencji w czasie trwania epidemii COVID-19:
a. Organizator informuje, że w Konferencji UX mogą wziąć udział wyłącznie osoby, które:
b. w czasie trwania Konferencji UX każdy z Uczestników zobowiązany jest do respektowania i przestrzegania obowiązujących na dzień odbywania się Konferencji UX przepisów sanitarnych wynikających z litery prawa,
c. w czasie trwania Konferencji UX każdy z Uczestników zobowiązany jest do zachowania wymaganej przez przepisy prawa odległości poprzez zajęcie co drugiego miejsca siedzącego oraz zakrywania ust i nosa za pomocą maseczek, a także do zajmowania tego samego miejsca siedzącego przez cały okres trwania Konferencji UX,
d. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji czy dany uczestnik został zaszczepiony. Jednocześnie informuje, że potencjalna weryfikacja będzie miała miejsce przed wejściem na Konferencję UX i polegać będzie na okazaniu certyfikatu szczepienia. Warto zaznaczyć, iż intencją Organizatora jest brak konieczności przeprowadzania takiej weryfikacji, gdyż przewidziana liczba uczestników jest mniejsza niż maksymalna możliwa.
e. w przypadku zmiany przepisów prawa polegających na zaostrzeniu rygorów sanitarnych oraz związanych z nimi limitów osób mogących brać udział w tego rodzaju konferencjach, Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania całej Konferencji UX, zmniejszenia liczby Uczestników mogących brać udział w Konferencji UX, a także nie dopuścić do udziału w Konferencji UX Uczestników, którzy nie przedstawią aktualnego certyfikatu dotyczącego szczepienia na COVID-19. Organizator informuje, że weryfikacja ilości Uczestników odbywać się będzie przed dopuszczeniem Uczestników do udziału w Konferencji. Organizator zaznacza, że działania opisane w ust.10 lit. e) będą w pełni uzależnione od ograniczeń wynikających z przepisów dotyczących zwalczania wirusa SARS-COV-2, a tym samym niezależnie od Organizatora.
W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności Uczestnik Konferencji UX ma prawo do rezygnacji z uczestnictwa. Ideo Force dokonuje zwrotu należności z tytułu wniesionej opłaty za uczestnictwo poprzez system Evenea, wyłącznie na podstawie wcześniejszego anulowania biletu w systemie Evenea.
§ 3. Rezygnacja z uczestnictwa
1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w terminie nie krótszym niż na 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji na zasadach określonych poniżej. Ideo Force dokonuje zwrotu należności z tytułu wniesionej opłaty za uczestnictwo poprzez system Evenea, wyłącznie na podstawie wcześniejszego anulowania biletu w systemie Evenea.
2. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji po terminie wskazanym w ust. 1 powyżej w przypadku istotnej zmiany programu Konferencji, istotnego skrócenia lub przełożenia terminu albo zmiany miejsca Konferencji po wskazanym w ust. 1 terminie.
3. Ideo Force dokonuje zwrotu należności z tytułu wniesionej opłaty za uczestnictwo poprzez system Evenea, wyłącznie na podstawie wcześniejszego anulowania biletu w systemie Evenea.
§ 4. Przepisy porządkowe
1. Uczestnicy mogą przebywać w miejscu odbywania się Konferencji tylko w terminach i godzinach wskazanych na stronie https://app.evenea.pl/event/uxmeeting/ .
2. Zabronione jest prowadzenie przez Uczestników UX jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także agitacyjnych oraz zbiórek pieniężnych nie uzgodnionych z Ideo Force, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
3. W miejscu wydarzenia obowiązują zakazy:
a. wnoszenia i używania broni, amunicji i materiałów pirotechnicznych oraz szkodliwych substancji chemicznych, a także ognia otwartego, stanowiących zagrożenie pożarowe, uszkodzenia mienia oraz stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia i życia osób,
b. wnoszenia i spożywania alkoholu oraz rozprowadzania i zażywania środków odurzających,
c. zakłócania porządku publicznego (np. głośne, agresywne zachowania),
d. wprowadzania zwierząt,
e. palenia wyrobów tytoniowych w pawilonach wystawienniczych, konferencyjnych i innych obiektach, z wyjątkiem miejsc wydzielonych i specjalnie oznaczonych (kabiny dla palaczy).
4. Zabronione jest pozostawianie bez opieki wszelkich przedmiotów, w tym bagażu lub innego mienia.
5. Przedmioty i substancje określone w ust. 4 lit. a) oraz przedmioty pozostawione bez opieki na terenie miejsca wydarzenia mogą ze względów bezpieczeństwa zostać przez Ideo Force albo specjalistyczne służby usunięte lub zniszczone na koszt osoby pozostawiającej przedmioty / substancje, chyba, że nie uda się ustalić do kogo należały. Ideo Force nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności. Jeżeli konieczna będzie ewakuacja osób z Konferencji, to kosztami tej ewakuacji zostaną obciążone osoby, które pozostawiły te przedmioty.
6. Uczestnicy są zobowiązani do:
a. respektowania oznaczeń ciągów komunikacyjnych oraz stref wydzielonych z ruchu podlegających ochronie przeciwpożarowej,
b. przestrzegania przepisów o ruchu drogowym, które obowiązują w strefie ruchu w miejscu Konferencji,
c. wykonywania poleceń porządkowych wydawanych przez Ideo Force ze względów organizacyjnych i bezpieczeństwa (konieczności zabezpieczenia mienia i zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających w miejscu wydarzenia), np. dotyczących ewakuacji osób z pawilonów,
d. wykonywania poleceń funkcjonariuszy Straży Pożarnej lub innych służb państwowych podczas ewakuacji, akcji ratowniczych albo czynności kontrolno-rozpoznawczych.
§ 5. Odpowiedzialność i ubezpieczenie
1. Ideo Force nie ponosi odpowiedzialności za żadne szkody poniesione przez Uczestników wskutek niestosowania się do poleceń wydawanych przez Ideo Force w sytuacjach zagrożeń bezpieczeństwa osób i mienia, np. w związku z zarządzeniem ewakuacji osób.
2. Na wyłączenie odpowiedzialności Ideo Force z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane środki zabezpieczenia w miejscu wydarzenia (zabezpieczenie techniczne, służby ochrony, monitoring).
§ 6. Przetwarzanie danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją Konferencji jest Ideo Force Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Czeczota 31, 02-607 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000351872, z kapitałem zakładowym 5000 PLN.
2. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88, RODO), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1000., UODO), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem.
3. Administrator danych osobowych nie przekazuje danych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, z wyjątkiem, o którym mowa w poniższym ust.4.
4. Organizator będzie przekazywać dane osobowe do państwa trzeciego (Stany Zjednoczone) na podstawie Decyzji Wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 Lipca 2016 r. przyjętej na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA (dalej zwanej „Decyzją”), w przypadku publikacji zdjęć z Konferencji na portalu społecznościowym YouTube lub Facebook. Decyzja stwierdza, że dozwolone jest przekazywanie danych do podmiotów w Stanach Zjednoczonych, które przyjęły zbiór zasad ochrony prywatności – zasad ramowych Tarczy Prywatności UE-USA, w tym zasad uzupełniających, w drodze samocertyfikacji, poprzez wpisanie ich na listę podmiotów, które dokonały samocertyfikacji w ramach Tarczy Prywatności UE-USA. YouTube LLC (formalnie wpis dokonała spółka Google LLC – spółka matka wobec YouTube LLC, przy czym wpis obejmuje także YouTube LLC) oraz Facebook, Inc są podmiotami wpisanymi na listę podmiotów, które dokonały samocertyfikacji w ramach Tarczy Prywatności UE-USA. Lista podmiotów dostępna jest pod adresem: www.privacyshield.gov. Informację o zasadach dotyczących przetwarzania danych osobowych zgodnie z Tarczą Prywatności UE-USA oraz stosowanych zabezpieczeniach dostępne są pod adresem: www.privacyshield.gov.
5. Dane osobowe Uczestników nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
6. Dane osobowe podane w zgłoszeniu uczestnictwa/rejestracji on-line będą przetwarzane w celu i zakresie związanymi z organizacją Konferencji. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit b) RODO – realizacja umowy (akceptacja Regulaminu i zgłoszenie udziału w Konferencji oraz przyjęcie przez Organizatora zgłoszenia i opłaty za uczestnictwo stanowi zawarcie umowy). Ideo Force może również przetwarzać dane osobowe Uczestników w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń pozostających w związku z organizowaną Konferencją, jak również w zakresie promocji Konferencji np. poprzez publikowanie fotografii z wizerunkiem Uczestników na portalach społecznościowych administrowanych przez Organizatora np. Facebook co stanowi jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim przypadku dane osobowe będą przechowywane przez wynikający z przepisów prawa okres przedawnienia roszczeń lub czynów karalnych.
7. Jeżeli Uczestnik wyraził zgody, o których jest mowa w § 2 ust. 10, dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu/ celów, na które wyrażono zgodę, do momentu wycofania zgody przez Uczestnika. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna zgoda osoby, której dane dotyczą. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
8. Uczestnikom przysługują prawa do:
a. dostępu do danych,
b. sprostowania danych,
c. cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych.
Uczestnik w granicach przepisów prawa ma również prawo wnieść sprzeciw względem przetwarzania jego danych osobowych, w przypadku gdy Organizator przetwarza je w celu wynikającym z jego prawnie uzasadnionego interesu. Realizacja uprawnień, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez pisemne wskazanie swoich żądań przesłane na adres Administratora.
9. Uczestnikom przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie ich danych przez Ideo Force jako Administratora.
§ 7. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, zwłaszcza Kodeksu cywilnego.
2. Regulamin dla uczestników Konferencji UX znajduje się na stronie internetowej https://app.evenea.pl/event/uxmeeting/ oraz w siedzibie Organizatora.
3. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany zostaną opublikowane na stronie https://app.evenea.pl/event/uxmeeting/ o zmianach Uczestnicy zostaną powiadomieni również mailowo na adres wskazany w zgłoszeniu uczestnictwa.
4. Uczestnikowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta (Dz.U. z 2017 r. poz. 683 ze zm.). Rezygnacja z udziału w Konferencji możliwa jest jedynie zgodnie z § 3 Regulaminu, w terminach tam wskazanych.
5. Regulamin obowiązuje od 11 sierpnia 2022 r.